Kyiv | Hybrid
We are looking for an Executive Assistant to provide high-level administrative and operational support to the CEO and help ensure effective time management, communication, coordination, and follow-through across key business priorities.
This is a role for a highly organized and reliable professional who can work independently, anticipate needs, manage multiple priorities, and maintain a high standard of execution without constant supervision.
Key responsibilities
Calendar & time management
- Independently manage the CEO’s calendar based on established priorities.
- Coordinate meetings with local and global stakeholders.
- Resolve routine scheduling conflicts independently.
- Ensure sufficient preparation time and all necessary arrangements for meetings.
Meeting coordination & documentation
- Prepare agendas, pre-reads, and supporting materials.
- Collect and consolidate information from different teams.
- Support the preparation of presentations and business materials.
- Take clear meeting notes and capture action items.
- Track follow-ups and proactively remind stakeholders of agreed actions and deadlines.
Stakeholder coordination
- Act as a coordination point between the CEO and the leadership team.
- Facilitate an effective flow of communication across functions.
- Communicate confidently and professionally with senior stakeholders.
- Build constructive relationships while maintaining a high level of diplomacy and discretion.
Business & reporting support
- Support the preparation of presentations, reports and regular business updates.
- Consolidate data and materials from different teams.
- Track deadlines, deliverables and key outcomes.
- Maintain visibility of the CEO’s key operational priorities.
Administrative & logistical support
- Coordinate business travel, expenses and approvals.
- Organize logistics for leadership meetings and events.
- Ensure accurate documentation and records.
About you
- 3+ years of experience as an Executive Assistant, Executive/Personal Assistant or Senior Administrative Specialist.
- Previous experience supporting senior executives is strongly preferred.
- Experience in a multinational or fast-paced business environment is an advantage.
- Fluent working proficiency in English and Ukrainian.
- Strong command of Microsoft 365, including Outlook, Teams, PowerPoint and Excel.
- Excellent presentation and business documentation skills.
- Strong organizational and prioritization skills.
- Ability to manage multiple tasks independently and consistently meet deadlines.
What will make you successful
You are someone who:
- pays close attention to detail and can be relied upon to deliver;
- takes initiative within the scope of responsibility;
- follows tasks through from start to finish;
- handles confidential information with discretion;
- remains composed under pressure and adapts quickly when priorities change;
- communicates clearly, professionally and diplomatically;
- is confident when interacting with senior stakeholders;
- values teamwork and continuous professional development.
An important aspect of this opportunity: the role is viewed as more than administrative support. It offers the potential for long-term professional development and career progression within the organization, with the position considered as a possible future succession pathway for a leadership role.
What we offer
- Kyiv-based position.
- Working hours: 09:00–18:00.
- Hybrid work model: 3 days in the office / 2 days remotely.
- Сompetitive salary + annual bonus
- Company equipment and mobile phone coverage.
- Employee discounts on meals.
- Medical insurance, including family coverage.
- Professional development and career growth opportunities.
Шукаємо Executive Assistant, який/яка стане надійним партнером для CEO та допомагатиме забезпечувати ефективну організацію його робочого часу, комунікацій і ключових операційних процесів.
Це роль для людини, яка вміє працювати самостійно, бачить наперед, тримає в полі зору багато завдань одночасно та не потребує постійного контролю.
Що буде у вашій зоні відповідальності
Управління календарем CEO
- Самостійне ведення календаря відповідно до пріоритетів CEO.
- Координація зустрічей із локальними та міжнародними стейкхолдерами.
- Вирішення стандартних конфліктів у розкладі.
- Планування часу на підготовку до зустрічей та забезпечення їх ефективного проведення.
Координація зустрічей
- Підготовка agenda, матеріалів та pre-read документів.
- Консолідація інформації від різних команд.
- Підготовка презентацій та інших матеріалів.
- Фіксація ключових домовленостей, action items та наступних кроків.
- Контроль виконання домовленостей і своєчасні follow-ups.
Комунікація та stakeholder management
- Координація взаємодії CEO з керівною командою.
- Забезпечення ефективного інформаційного обміну між функціями.
- Комунікація із senior stakeholders на професійному та дипломатичному рівні.
Підтримка бізнесу та звітності
- Підготовка презентацій, звітів та регулярних оновлень.
- Збір, структурування та консолідація даних.
- Контроль дедлайнів і виконання домовленостей.
Адміністративна та логістична підтримка
- Організація ділових поїздок, витрат та відповідних погоджень.
- Координація логістики зустрічей і заходів.
- Підтримка точності документації та записів.
Кого ми шукаємо
- 3+ роки досвіду на позиції Executive Assistant, Personal/Executive Assistant або Senior Administrative Specialist.
- Досвід підтримки керівників вищої ланки буде значною перевагою.
- Досвід роботи у міжнародному або динамічному бізнес-середовищі.
- Вільні для роботи англійська та українська мови.
- Впевнене володіння Microsoft 365: Outlook, Teams, PowerPoint, Excel.
- Сильні навички підготовки презентацій і документів.
- Відмінні організаційні навички та вміння визначати пріоритети.
- Здатність самостійно вести кілька напрямів одночасно та дотримуватися дедлайнів.
Особливо важливо
Нам потрібна людина, яка:
- уважна до деталей і на яку можна покластися;
- проактивна, але розуміє межі своєї відповідальності;
- вміє доводити завдання до завершення;
- зберігає конфіденційність;
- спокійно працює під тиском і швидко адаптується до зміни пріоритетів;
- має високий рівень комунікації та дипломатичності;
- вміє впевнено взаємодіяти з різними рівнями стейкхолдерів;
- орієнтована на командну роботу та професійний розвиток.
Важлива особливість ролі: позиція розглядається не лише як адміністративна підтримка, а як потенційна точка довгострокового професійного розвитку та кар’єрного зростання всередині компанії.
Умови
- Київ.
- Графік: 09:00–18:00.
- Гібридний формат: можливість працювати 3 дні в офісі / 2 дні віддалено.
- Конкурентна ЗП + річний бонус
- Корпоративна техніка та оплата мобільного зв’язку.
- Знижки на харчування.
- Медичне страхування, включно з можливістю страхування родини.
- Професійне та кар’єрне зростання.